Hoe u een vergadering kunt houden die iedereen enthousiast maakt over design
De gevreesde startbijeenkomst voor projecten. Het staat in je agenda. Je kunt het niet vermijden. Maar je kunt er wel een gedenkwaardiger evenement van maken dat helpt bij het genereren van creativiteit onder de leden van je team.
De start van elk project moet worden gemarkeerd met opwinding en anticipatie. Het is het moment waarop u en uw team een nieuwe klant of een nieuw idee leren kennen en echt teruggaan naar de basis van brainstormen en het genereren van ideeën. Het kan en moet een van de belangrijkste onderdelen van een ontwerpproject zijn en het moet allesbehalve saai zijn.
Verken Envato Elements
Ontwikkel een Pre-Meeting Plan
Een goede bijeenkomst begint in de planningsfase. U moet ontwerpmaterialen verzamelen en een pakket met informatie voor het team voorbereiden. Het is ook een goed idee om voorafgaand aan de vergadering ontwerpinformatie te sturen, zodat ontwerpers kunnen gaan nadenken over het project.
Hier zijn tien overwegingen voorafgaand aan de vergadering om over na te denken:
- Grootte van het team
- Maak een korte ontwerpschets (één alinea of drie opsommingstekens) op basis van de behoeften van de klant
- Schets projectdoelen en tijdlijn
- Voer interviews met de klant
- Toon huidige producten of visie
- Ontwikkel een ruwe schets of plan
- Maak een lijst met gewenste producten
- Bepaal succesfactoren
- Begrijp technische specificaties of benodigdheden
- Maak een vergaderagenda
Creëer de juiste omgeving. Vergadermeubilair herschikken zodat mensen face-to-face bij elkaar zitten; vermijd een auditoriumachtige lay-out. Overweeg versieringen of muziek of andere elementen die niet de norm zijn. Verrassingselementen kunnen een team snel betrekken en hun perceptie veranderen van wat een vergadering 'zou moeten zijn'.
Stel de juiste toon in voor de aftrap
De toon voor de startbijeenkomst moet de toon van het project weerspiegelen, zodat de vergadering het team in de juiste mentaliteit brengt. De bijeenkomst moet ook zijn ontworpen om creatief denken te stimuleren en wordt mogelijk niet het beste geleid aan een vergadertafel.
Verdeel de vergadering in verschillende delen:
- Invoering
- Brainstormen
- Werkzaamheid
- Vraag en antwoord sessie
- Brainstormen
- Huiswerk en opgave
- Follow-up instellen
Usabilty.gov heeft een geweldige set vraagrichtlijnen die zijn ontworpen voor het maken van digitale projecten, maar die kunnen worden aangepast voor bijna elk ontwerpdoel. Onthoud dat het doel van de startbijeenkomst is om weg te komen met een team dat enthousiast is over een project en een gemeenschappelijk idee heeft van de doelen, resultaten en visie op succes.
Geef bruikbare, maar niet te veel informatie
Als uw bijeenkomst een plaats is om een ontwerpopdracht te verspreiden en te lezen, dan is het onwaarschijnlijk dat u met de opwinding en ideeën die u verwacht, zult komen. De bijeenkomst werkt het beste als informatie wordt opgedeeld in kleine, bruikbare delen. Bewaar uitgebreide documentatie voor na de vergadering.
Dus wat voor soort informatie heeft het team nodig tijdens de startbijeenkomst om aan de slag te gaan? Kortom, ze hebben visuals nodig. Denk aan de 'show, not tell, filosofie'. Dit is een ontwerpteam. Laat de klant zien. Toon het project. Toon de concurrentie. Laat het team vervolgens hun eerste ideeën laten zien.
Plan een activiteit
Rond een tafel zitten is niet mijn idee om creatief te gaan denken. Het helpt om op alternatieve manieren in beweging te komen of te denken.
Een geplande activiteit of game kan precies het juiste idee zijn om de gedachtespieren te activeren. En je kunt het op twee manieren benaderen:
- Als activiteit gerelateerd aan het project
- Als een niet-gerelateerde activiteit die is ontworpen om het creatieve palet te wissen
Beide opties kunnen een effectieve manier zijn om een team te motiveren en hen te helpen als groep te functioneren. (Dit kan vooral belangrijk zijn voor individuen die in het verleden misschien niet hebben samengewerkt.)
Drie ideeën voor projectgerelateerde activiteiten:
- Maak een conceptkaart om te schetsen hoe het project eruit ziet en hoe het zal samenkomen. Voeg een leuke draai aan de activiteit toe, zoals het maken van een kaart zonder woorden, zodat schetsen op een ongebruikelijke of interessante manier samenkomen.
- Voer een prioriteitskaart uit. Geef iedereen een stapel systeemkaarten en schrijf op welke elementen van het project het belangrijkst zijn. Vervolgens rangschikt u de kaarten op prioriteit.
- Maak een visuele darmcontrole. Toon visuals van het huidige project en vergelijkbare projecten of concurrenten. Laat teamleden in één oogopslag zien hoe de afbeelding hen in één woord laat voelen. De afbeeldingen die woordassociaties met het project verbinden, kunnen een springplank zijn voor de discussie over hoe verder te gaan.
Drie boektitels boordevol geweldige ideeën voor creatieve activiteiten of brainstormen met een groep:
- "Cafeïne voor het creatieve team" door Stefan Mamaw (een van mijn favorieten!)
- "Creative Grab Bag: Inspiring Challenges for Artists, Illustrators and Designers" door Ethan Bodnar
- "Creative Workshop: 80 Challenges to Sharpen Your Design Skills" door David Sherwin
Stel een stopwatch in
Dit soort vergaderingen kan lang duren en snel alles in beslag nemen. Neem een stopwatch mee en houd je aan de agenda en taken.
De exacte duur van een startbijeenkomst kan variëren, afhankelijk van uw team of project. Sommige bedrijven hebben een kick-off-plan van een dag voor grote projecten, waarbij kleinere groepen het feestelijke evenement in en uit komen. Andere vergaderingen zijn gestructureerd als kortere werksessies (denk aan 1 tot 2 uur) waar de initiële planning voor een project plaatsvindt.
Bereid een stevige afhaalmaaltijd voor
Ontwerpers moeten de vergaderruimte verlaten met iets te doen en een schets van waar ze heen moeten. (Onthoud dat deze vergadering ze allemaal op het project heeft voorbereid.)
Zorg ervoor dat uw team alles heeft wat nodig is om aan de slag te gaan zodra de vergadering voorbij is. (Denk terug aan de overwegingen voorafgaand aan de vergadering.) Ik maak graag een designer-toolkit bij elke ontwerper. Tegenwoordig is de toolkit eigenlijk een thumb-drive, terwijl het in het verleden misschien een map vol goodies was.
De kit moet het volgende bevatten:
- Ontwerp- en stijlparameters, zoals kleur- en lettertypepalet, stijlgebruik en merkrichtlijnen.
- Ontwerpbeschrijving en omvang van het project.
- Deadlines en taakopdrachten.
- Afbeeldingen, logo's of ander materiaal.
- Voorbeelden van huidig ontwerppakket en materialen of website.
- Visuals die de klant leuk vindt of heeft opgemerkt voor het project.
- Contact- en dienstrooster voor het projectteam.
Gevolgtrekking
Bij het plannen van een vergadering moet een deel van datzelfde creatieve denken worden gebruikt dat nodig is om een geweldig project te ontwerpen. Denk buiten de vergaderdoos om uw team te helpen samen te komen voor iets waar ze enthousiast over kunnen worden.
Zelfs iets eenvoudigs als het herschikken van de kamer of een onverwachte decoratie kan mensen helpen bij het vergaderen. Wees creatief en veel succes!
Stock Foto's Hoffelijkheid van Creatieve Markt .
