5 tips voor het verzenden van nuttiger en effectievere facturen
Het gebeurt constant. Zodra u op de verzendknop klikt, gaat de telefoon over. Aan de andere kant zit een boze klant die net een factuur heeft ontvangen. Ondanks het feit dat al uw betalingsovereenkomsten zijn afgehandeld voordat het project ooit is begonnen, is hij er toch op de een of andere manier in geslaagd verrast te zijn over het bedrag dat hij u verschuldigd is.
Of de bovenstaande beschrijving uw klantenbestand typeert of niet, het kan nog steeds een goed idee zijn om de klap van een factuur te verzachten door te laten zien wat u deed en hoe het hen ten goede kwam. Er zijn ook een paar dingen die u kunt doen om het hele proces gemakkelijker te maken en daardoor (hopelijk) de betaling te versnellen. Hieronder bekijken we vijf dingen die u kunt doen om uw facturen nuttiger en indrukwekkender te maken.
1. Toon meetbare verbetering
Er is niets dat een groot bedrag in dollars acceptabel kan maken, net als harde gegevens waaruit blijkt dat het elke cent waard was. Als je voortdurend werk voor iemand doet om de prestaties van zijn site te verbeteren, gooi dan een paar rapporten in die bewijzen dat je echt je werk doet.
Deze kunnen gratis en snel in elkaar worden gezet. Gebruik Google Analytics- of Alexa-beoordelingen om een sprong in het verkeer en de zoekresultaten te laten zien om te bewijzen dat uw SEO-tactieken werken.
2. Laat een Quick Before en After zien
Als u rechtlijnig ontwerpwerk doet, is het niet eenvoudig om verbeteringen te tonen die meetbaar zijn met grafieken en gegevens. In dit geval kunt u een snelle voor en na opname van het logo of de website bijvoegen.
Ze hebben duidelijk zowel de oude versie gezien als degene waarvoor ze je betalen, dus het doel hier is een beetje meer psychologisch van aard. Op dat moment dat ze het totaal zien en zich afvragen "waarom moet ik ze in godsnaam al dit geld betalen?" je wilt een goed antwoord kunnen geven.
De drastische verandering wordt meteen getoond en is slechts een vriendelijke herinnering aan de moeite die je in het project hebt gestoken. Zelfs als het resultaat een gedachte van een halve seconde is die zoiets zegt als "wauw, het ziet er echt een stuk beter uit", heb je je doel bereikt in de roos.
Als het project meer uitgewerkt was, gooi dan alle grote herzieningen in. Klanten hebben de neiging om te denken dat ze geen extra kosten in rekening moeten worden gebracht als ze je elke tien minuten bellen met 'kleine wijzigingen'. Als u eigenlijk alle revisies bekijkt die u moest doorlopen elke keer dat hun moeder of buurman een kleurverandering voorstelde, kunt u zien dat eventuele extra kosten alleen het gevolg waren van het volgen van de richting.
3. Specificeer als een gek
Als u uw klant echt het gevoel wilt geven dat hij genaaid wordt, zet dan één regelitem op uw factuur met een groot totaalbedrag voor het verschuldigde bedrag. Er is gewoon geen betere manier om ervoor te zorgen dat je eruit ziet als een te veel betaald product.
Een betere manier om facturering voor ontwerpwerk te benaderen, is door uw taken te specificeren, of u er nu bewust over denkt wanneer u ze uitvoert of niet.
De kans is groot dat u tijd steekt in eerste conceptie, ruwe lay-out, conceptaanpassing, uiteindelijke lay-out, klantgerichte herontwerpen en kleine herzieningen. Al deze en meer moeten op uw factuur worden vermeld. Ga niet overboord en laat het lijken alsof u met de muisklik oplaadt, maar zorg ervoor dat u recht doet aan de hoeveelheid werk die u daadwerkelijk in het project hebt gestoken.
Ook hier speelt een psychologisch element een sterke rol. Zelfs als het geleverde werk hetzelfde is, zal een klant veel minder geneigd zijn om uw cheque niet te schrijven als er duidelijk een aanzienlijke hoeveelheid werk aan uw kant is gestoken. Het in rekening brengen van $ 1.200 voor een webdesign lijkt misschien wreed en ongebruikelijk, terwijl het opladen van alle bovenstaande items professioneel en passend lijkt.
4. Maak het gemakkelijk te lezen en te ontcijferen
Terwijl u al deze extra functies aan uw factuur toevoegt, kan het vrij gemakkelijk zijn om u te laten meeslepen. Zorg ervoor dat u uw klant niet overweldigt door een aantal betalingsvoorwaarden te sturen.
Facturen moeten duidelijk en gemakkelijk leesbaar zijn. Het totaal mag niet worden verborgen in kleine lettertjes, maar moet prominent worden weergegeven samen met een definitieve vervaldatum.
Als u besluit om bijlagen toe te voegen volgens de bovenstaande suggesties, zorg er dan voor dat de meeste van visuele aard zijn en binnen enkele seconden kunnen worden begrepen. Tien pagina's extra lezen levert u geen punten op bij een klant en is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat ze op zoek gaan naar een nieuwe ontwerper met een eenvoudiger proces.
5. Voeg PayPal-integratie toe
Als je nog steeds elke week naar de brievenbus rent om te zien of je klanten de cheques eindelijk hebben gemaild, word je genaaid. Er is simpelweg geen reden om de betaling uit te stellen wanneer er gratis en snellere alternatieven zijn die veel veiliger zijn dan een stempel drukken op een maandloon en hopen dat het de grote reis van talloze vluchten, vrachtwagens, bakken en postzakken overleeft.
Ik heb de overstap naar elektronische betaling volledig gemaakt en eis nu dat al mijn klanten PayPal gebruiken. Het is gratis voor hen en oneindig handig voor mij. Hoewel ik een klant of twee heb laten zien dat ik niet zou toestaan dat ze gewoon een cheque zouden opsturen, was het uiteindelijk nooit een serieus probleem en velen waren zelfs diep verbaasd over hoeveel beter het proces daardoor was.
Elektronisch betaald worden betekent niet meer wachten bij de brievenbus. U ontvangt direct een melding via e-mail en kunt het geld eenvoudig vanaf uw computer of smartphone overmaken naar uw betaalrekening (deze stap kan weliswaar een paar dagen duren).
Het integreren van PayPal (of welke financiële dienst dan ook) in uw facturen kan net zo eenvoudig zijn als het opnemen van uw PayPal-e-mailadres en specificeren dat betalingen op die rekening moeten worden gedaan. Andere geavanceerdere opties zijn mogelijk een 'klik om te betalen'-functie.
Het grootste waar u op moet letten bij PayPal zijn internationale betalingen. Het blijkt, zoals ik op de moeilijke manier ontdekte, dat je een vergoeding krijgt als er valuta wordt uitgewisseld. Dit soort doodt het "gratis" aspect, maar het is begrijpelijk dat PayPal niet kan blijven bestaan terwijl het de klap opvangt voor niet-wenselijke valutaschommelingen. Als iemand een betere gratis service kent die geen kosten in rekening brengt voor internationale uitwisselingen, dan hoor ik dat graag.
Online facturatiediensten
Als u zich verloren voelt in het hele factureringsproces of gewoon een hekel heeft aan het samenstellen ervan, zijn er een aantal geweldige services op internet waardoor het veel minder werk wordt. Door een sjabloon of twee te bouwen om mee te beginnen, kunt u snel facturen maken en verzenden en vervolgens de betaling gemakkelijk volgen. Hier zijn een paar van de diensten die ik ben tegengekomen.
De factuurmachine
Factuur Bubble
CurdBee
FreshBooks
Blinksale
Ballpark
Siwapp
MyClientBase
Simplybill
Oogst
CannyBill
Gevolgtrekking
Facturering is een van de noodzakelijke kwalen om freelancer te zijn. Wij ontwerpers houden ervan om betaald te worden, maar hebben een hekel aan het papierwerk dat ermee gepaard gaat. Ik hoop dat de bovenstaande tips en bronnen u zullen helpen de effectiviteit van uw facturering te vergroten. Als u helemaal opnieuw een factuursjabloon wilt maken, lees dan onze handleiding over "Een goed ontworpen factuur maken: stap voor stap".
Laat hieronder een reactie achter en deel alle wijsheid die je in de loop der jaren hebt geleerd over het factureren van klanten. Zorg er ook voor dat u geweldige factuurservices vermeldt die ik heb gemist!
