Een goed ontworpen factuur maken: stap voor stap
Saai papierwerk is een van de noodzakelijke kwalen om freelance ontwerper te zijn.
U kunt er eenvoudigweg niet omheen, als u betalingen van klanten wilt volgen en beheren, moet u een factureringssysteem opzetten. Het is echter niet allemaal slecht nieuws; het leuke is dat je daadwerkelijk een aangepaste factuur kunt ontwerpen.
Vandaag gaan we door met het helemaal opnieuw ontwerpen van een factuur. Ik zal zo diepgaand mogelijk zijn en alles opnemen wat je moet weten, van de absolute basis tot geavanceerde functies en zelfs een beetje ontwerptheorie.
De basis
Laten we beginnen met de kale structuur. Ten eerste moet uw factuur passen op een standaard vel papier (8, 5 x 11 inch of vice versa), zodat de klant deze zonder problemen kan afdrukken. De kans is groot dat ze het digitaal houden, maar voor het gemak is het het beste om vast te houden aan het standaard letterformaat.
Vervolgens moet het uw naam (of bedrijfsnaam) en algemene contactgegevens bevatten. U moet grondig zijn en uw fysieke adres, e-mailadres, telefoonnummer en al het andere dat relevant is opnemen. Tenzij u een goede reden heeft om al deze informatie voor een klant te verbergen, moet deze er allemaal zijn voor boekhoudkundige en registratiedoeleinden (in hun voordeel, niet voor u).
U wilt ook de factuurdatum en een factuurnummer vermelden. Het is niet nodig om een factuurnummer te maken, maar het is handig voor zowel uw eigen als het bestandssysteem van uw klant. Hoe u een factuurnummeringssysteem maakt, is geheel aan u. Het kan gewoon de datum zijn die is teruggebracht tot nummers of een basisoverzicht (001, 002, 003 ... 110, 111, 112) van het aantal facturen dat u dat jaar hebt verzonden.
Breng uw merk en stijl over
Het is duidelijk dat u, aangezien u in feite een ontwerper bent, uw factuur moet ontwerpen zodat deze bij uw persoonlijke of zakelijke merk past. Het primaire doel is om het functioneel te maken, maar een belangrijk secundair doel is om het aantrekkelijk te maken.
Hoe u uw specifieke merk toepast, is aan u. Ik stel voor om inspiratie te halen uit iets dat je al hebt gemaakt, zoals een website, briefhoofd of visitekaartje. Ik gebruikte de Design Shack-website als startpunt voor kleurinspiratie en lettertype-keuze en kwam met de volgende kop:
Het is eenvoudig, maar het klaart de klus en geeft absoluut de klassieke, oude stijl van onze website weer. Om wat meer flair toe te voegen, gooide ik een swirly vector in de rechter benedenhoek. Het is functioneel overbodig, maar voegt een beetje plezier toe aan het eindproduct zonder te veel af te leiden van de hoofdinhoud. Merk op dat ik de transparantie met een behoorlijk bedrag heb verminderd, zodat het niet zo uitsteekt.
Leesbaar raster
Vervolgens heeft u een gebied nodig om te vermelden waarvoor u de klant factureert. Zelfs als u voor één project factureert, verdeel uw tijd in secties zodat uw klant duidelijk kan zien waarvoor u betaald krijgt. Soms krijgt u met een enkel itemnummer met een totaal verontwaardigd telefoontje van een klant die wil weten waarom hij u zoveel betaalt. Het totaal is veel waarschijnlijker als je heel duidelijk maakt hoeveel werk je hebt gedaan.
Het doel is hier duidelijke, leesbare informatie. Ik raad aan om zebrastrepen of een zichtbaar raster te gebruiken om de leesbaarheid te vergroten. Voor meer inspiratie over leesbare roosters, bekijk onze post over het maken van geweldige tafels.
Maak ruimte voor gedetailleerde beschrijvingen
Vaak is de bovenstaande roosteroplossing een stap in de goede richting, maar niet voldoende. Sommige ontwerpers en / of klanten geven de voorkeur aan een gedetailleerde beschrijving van elk regelitem. Bouw in deze gevallen eenvoudig een rij tussen elk item met wat extra hoogte erop. In het onderstaande voorbeeld heb ik besloten om de zebrastreepmethode te behouden en de beschrijvingskopie te laten inspringen om het contrast tussen de twee te behouden.
Merk op dat ik ook een groot, vetgedrukt totaal heb toegevoegd. Dit nummer wordt waarschijnlijk de belangrijkste informatie voor zowel de afzender als de ontvanger van de factuur. Daarom heeft het geen zin om het te verbergen. Laat het opvallen, zodat de lezer het in één oogopslag kan zien.
Betalingsdeadline
Deze is belangrijk. Sommigen zien een betalingstermijn op een ontwerpfactuur misschien als aanmatigend of onbeleefd, maar ik beschouw het als een noodzaak als u een klant factureert waarmee u in het verleden niet veel werk hebt verricht. Je bent een professional en je mag niemand je anders laten behandelen. Als je het werk naar tevredenheid hebt gedaan, verdien je het respect van een definitieve betaaldatum. In de meeste gevallen krijgt de ontwerper een deadline voor het kunstwerk en het is daarom volkomen redelijk om de klant een betalingstermijn te geven. Zorg ervoor dat dit voor hen geen verrassing is. U moet een standaardrichtlijn opstellen, zoals "alle betalingen die binnen een week na de datum van ontvangst van de factuur moeten worden gedaan" en deze informatie aan de klant presenteren voordat met de werkzaamheden wordt begonnen.
Nogmaals, ik ben met een eenvoudig ontwerpelement gegaan, maar heb het vet genoeg gemaakt om op te vallen. Je wilt het niet te veel laten overvloeien, waardoor iemand een goed excuus geeft om te zeggen dat ze het niet hebben gezien.
Maak betalingsvoorwaarden duidelijk
Naast de vervaldatum van uw betaling moet u eventuele specifieke vereisten met betrekking tot betaling opnemen. Dit omvat alle algemene tekst om de vervaldatum te bekrachtigen, uw favoriete en geaccepteerde betaalmethoden, uw beleid met betrekking tot niet-betaalde cheques, enz.
Wat je hier plaatst, is geheel aan jou. U wilt kort maar grondig genoeg zijn om ervoor te zorgen dat u gedekt bent in geval van een ruzie of een ongewenste situatie. Naarmate u met steeds meer klanten te maken krijgt, zult u deze sectie willen herzien om te passen bij alle scenario's die u vaak tegenkomt.
Ik heb ook een vriendelijke, informele afmeldruimte toegevoegd. Dit is een geweldige plek voor notities over specifieke banen, enz. Facturen kunnen een beetje koud en informeel zijn, wees niet bang om een beetje persoonlijke vriendelijkheid te geven.
Voltooid ontwerp
Dat is alles. U zult ongetwijfeld een paar aangepaste informatiegebieden hebben om op te nemen, maar dat dekt ongeveer uw typische ontwerpfactuur. Bekijk hieronder het eindproduct.
Een beetje ontwerptheorie
Ik heb het factuurontwerp op een zeer weloverwogen manier gestructureerd om de lezer te beïnvloeden. Er zijn drie belangrijke stukjes informatie waarvan we willen dat de klant het opmerkt: van wie het komt, wanneer het moet komen en voor hoeveel het is. Al het andere is zeker nog steeds belangrijk, maar uiteindelijk secundair aan deze belangrijke informatie. Kijk hieronder om de ontwerpconsistentie te zien die ik heb gebruikt om een visuele hiërarchie te bereiken.
Voor de belangrijke items heb ik een consistente kleur gebruikt die mooi contrasteert met de achtergrond en deze elementen vergroot / vet gemaakt zodat ze zich onderscheiden van al het andere op de pagina. Op deze manier neemt de lezer deze drie stukjes informatie op, zelfs als ze maar een minuut over de pagina bladeren. Kijk eens naar het voltooide ontwerp hierboven zonder opzettelijk iets te lezen. Merk op dat zelfs als je ogen over de pagina schieten, ze instinctief worden aangetrokken door de elementen met het meeste contrast.
Toegankelijkheid
Nog een laatste opmerking over het ontwerp. Merk op dat het is geoptimaliseerd voor afdrukken buiten de eerder genoemde formaatvereisten. Als u deze factuur afdrukt op een eenvoudige zwart-witlaserprinter, zou deze er prima uit moeten zien. Alle informatie blijft leesbaar en de visuele hiërarchie wordt niet aangetast. Omdat er geen donkere vullingen zijn die groter zijn dan het logo van de koptekst, zou deze ook een minimale hoeveelheid toner moeten gebruiken.
Een ander belangrijk ding om te overwegen is de bestandsgrootte en het formaat. Je zult het willen opslaan in een formaat dat algemeen wordt geaccepteerd, zoals .pdf of .doc en kijken om ervoor te zorgen dat je het hoogstens onder een paar honderd KB houdt (hoe kleiner hoe beter). Dit zorgt ervoor dat het bestand niet wordt geblokkeerd door kieskeurige e-mailservers en gemakkelijk kan worden ontvangen door iemand met een minder dan geweldige internetverbinding.
Dit lijken misschien onbelangrijke details, maar de kleine dingen spelen een grote rol in de perceptie van het document door anderen. Een goede factuur is een factuur die u niet verandert in technische ondersteuning voor iedereen die deze probeert te ontvangen.
Meer ideeën voor functies
Om onze bespreking van nuttige functies af te ronden, volgen hier nog een paar die u misschien wilt opnemen:
- Automatische totalen: stel uw factuur samen in Excel of Numbers en stel formules in om alle vervelende wiskunde voor u te doen!
- Interactieve pdf: u kunt veel doen met een pdf om deze interactiever te maken, maar u kunt deze het beste beperken tot functies die door de meeste lezers kunnen worden gebruikt, zoals het converteren van e-mail of web naar live-links (klikbaar)
- PayPal-integratie: neem het online en voeg een PayPal-knop toe zodat klanten gemakkelijk verbinding kunnen maken met de service en u geld kunnen sturen.
Factureringstoepassingen
Wilt u zich geen zorgen maken over het gedoe van het maken van uw eigen facturen? Bekijk deze artikelen over web-apps die u zullen helpen de klus te klaren.
- Zes revisies: 20 factureringstools voor webontwerpers
- 1st Web Designer: 5 geweldige gratis tools voor uw facturatiebehoeften
- Tripwire Magazine: 30+ essentiële freelancertools voor het bijhouden van uitgaven, facturering en facturering
Laat me die van jou zien
Samenvattend, een goed ontworpen factuur moet zich concentreren op drie belangrijke aspecten: van wie het afkomstig is, wanneer het moet worden betaald en voor hoeveel het is. Zorg er ook voor dat u uw werk specificeert en uitgebreide beschrijvingen geeft om verwarring te voorkomen. Geef het ten slotte een beetje je eigen persoonlijkheid zonder te veel af te leiden van de primaire inhoud.
Nu je mijn poging tot een fatsoenlijke factuur hebt gezien, laat ons weten wat je zou doen om het nog beter te maken. Beter nog, voeg een link toe naar uw eigen factuur en vertel ons over de belangrijkste functies.
Wees onze vriend!
Vind je het artikel leuk? Blijf ons volgen op Twitter en Facebook.
