Quote Robot 2: indrukwekkende klantvoorstellen maken, is nog eenvoudiger geworden

Als ontwerper of ontwikkelaar is papierwerk waarschijnlijk een noodzakelijk kwaad, niet iets dat je bijzonder leuk vindt. Taken zoals het maken en beheren van klantoffertes en het verzenden van facturen kunnen vervelend of zelfs intimiderend zijn.

Gelukkig is QuoteRobot hier om het proces voor u te stroomlijnen. We hebben deze geweldige app bekeken toen deze voor het eerst werd gelanceerd, maar nu is deze volledig herzien voor versie twee, dus het wordt hoog tijd dat we nog een kijkje nemen!

Instellen van een account

In dit artikel ga ik je een eersteklas rondleiding door QuoteRobot geven. We beginnen helemaal aan het begin met het instellen van een account en gaan helemaal door met het maken van offertes en facturen.

De eerste stap in dit proces is uiteraard het aanmaken van een account. Dit is vrij simpel. U heeft geen creditcard nodig om u aan te melden (er is een gratis proefperiode van 30 dagen), alleen een naam, locatie en uurtarief, die allemaal later kunnen worden gewijzigd.

Wanneer u zich aanmeldt, heeft u de mogelijkheid om gegevens (inclusief klanten) uit Harvest of FreshBooks te importeren. Als je al veel tijd hebt besteed aan het installeren in een van die systemen, is dit een geweldige functie die het startproces echt stroomlijnt.

We zijn allemaal klaar met het aanmeldingsproces, maar voordat we verder gaan, krijgen we een link voor delen die ons gratis maanden gebruik oplevert. Als je je op deze service gaat abonneren, is het geweldig om af en toe een maand gratis te krijgen als een vriend zich aanmeldt.

Een offerte maken

Accountconfiguratie was eenvoudig, maar nu is het tijd om echt in te graven en het proces voor het maken van offertes te bekijken. Spoiler alert: het is ongeveer net zo eenvoudig als de laatste stap. QuoteRobot maakt alles net zo eenvoudig als het invullen van enkele webformulieren. Voor je het weet, heb je mooie offertes en facturen klaar om naar klanten te sturen. Laten we beginnen.

Stap 1. Voeg een klant toe

Stap één voor het maken van een offerte is om ervoor te zorgen dat u een klant heeft. Het is gemakkelijk om er een toe te voegen, ga gewoon naar "Klanten" in de zijbalk en voer wat basisinformatie in. Er zijn slechts vier velden nodig om een ​​klant te maken, zodat u binnen de kortste keren aan de slag kunt.

Stap 2. Kies een klant

Nu we een klant hebben om mee te werken, schakelt u terug naar het citaattabblad en kiest u die klant in het vervolgkeuzemenu. Klik vanaf hier op de knop "Volgende stap".

Stap 3. Pagina's toevoegen

De rechterkant van het scherm moet worden uitgevouwen om een ​​menu met mogelijke pagina's weer te geven. Dit zijn de individuele stukken waaruit een offerte bestaat en we kunnen ze naar believen toevoegen met een klik. Ik zal ze allemaal doornemen, zodat je kunt zien wat ze doen.

Stap 4. Titelblad

Voor de titelpagina hoeft u alleen maar een projecttitel in te voegen, de rest van het paginaontwerp en de inhoud wordt automatisch geregeld. Als de tekst die automatisch wordt ingevoegd, u niet bevalt, kunt u deze aanpassen in uw instellingen.

Stap 5. Tekstpagina

De volgende beschikbare pagina is een eenvoudige tekstpagina. U kunt dit gebruiken voor alles wat u maar wilt, maar het is meestal waar u zaken als de projectbeschrijving, reikwijdte en voorwaarden van de overeenkomst plaatst.

Zoals je kunt zien in de afbeelding hierboven, verschijnen al je pagina's als modules die in een mooie verticale lijst verschijnen. Het maken en bewerken van offertes van klanten is net zo eenvoudig als bladeren door de formulieren en het invullen ervan, het is echt nooit ingewikkelder dan dat.

Stap 6. Tijdlijn

De volgende is de projecttijdlijn. Dit is mijn favoriete functie van QuoteRobot omdat het het deel is dat ik waarschijnlijk de meeste tijd zou verspillen aan het zelf bouwen. Hier voert u uw tijdlijnlengte in en stelt u vervolgens mijlpalen en optionele betalingspunten in.

Stap 7. Citaat

Dit is de pagina waar u de afzonderlijke delen van het project opsplitst, hoe lang ze duren en hoeveel ze kosten. Ontwerpers zijn beroemd om effectief met klanten te communiceren hoe groot en kostbaar projecten zijn voordat het werk begint. Deze eenvoudige tool helpt u uw klanten precies te geven wat ze vooraf moeten weten.

Dit beschermt zowel u als uw klant. Later, wanneer het tijd is om een ​​cheque uit te voeren, kan de klant niet zeggen dat hij niet begreep wat erbij betrokken was of wat het zou kosten. Het is hier allemaal neergelegd en het werk begint pas als ze op de knop "goedkeuren" klikken.

Stap 8. Voorbeeld en download

Als u klaar bent met het toevoegen van pagina's en het invullen van de formulieren, kunt u uw voltooide offerte bekijken, downloaden en / of verzenden. Als u op de kleine oogknop bovenaan het scherm klikt, ziet u de gegenereerde laatste preview van uw volledige offerte van meerdere pagina's.

Downloaden : klik hier om een ​​voorbeeldofferte te downloaden.

Zoals je kunt zien, werd de informatie die je in de formulieren stopte automatisch opgemaakt in een mooie lay-out. Op deze manier besteed je je tijd alleen aan het verkrijgen van de juiste details in plaats van een hele dag te verspillen aan het maken van iets dat er representatief uitziet.

Als u het voltooide voorbeeldrapport wilt zien dat ik heb gemaakt, kunt u de PDF downloaden door op de bovenstaande link te klikken.

Stap 9. Goedkeuring van de klant

Als uw voltooide offerte naar wens is, is het tijd om deze naar de klant te sturen. Klik gewoon op de knop "Verzenden" en uw klant ontvangt een e-mail met een link om de offerte online te bekijken en een pdf te downloaden.

Zoals u kunt zien, krijgt de klant twee opties als reactie op de offerte: goedkeuren of weigeren. Nogmaals, dit zorgt er dubbel voor dat u pas begint met werken als uw klanten u de duimen hebben gegeven voor zowel de projectdetails als de kosten.

Stap 10. Facturering

QuoteRobot laat je niet afdrijven na het citaat. Het regelt de zaken tot het einde door ook factuurfunctionaliteit aan te bieden. Wanneer een project is voltooid, hoeft u alleen maar op het tabblad Factuur te klikken, een offerte te kiezen en het wordt automatisch omgezet in een factuur om naar de klant te verzenden.

Hoe gaat het?

Ik hield echt van QuoteRobot de laatste keer dat we ernaar keken, en het is sindsdien veel beter geworden. Om te beginnen is het gebruikersinterfaceontwerp van de hele app drastisch verbeterd. Ik hou ervan hoe strak het hele ding eruit ziet. Het is ook supergemakkelijk om je weg te vinden.

Een gestroomlijnde workflow

De vorige versie had een soort interface voor slepen en neerzetten om uw offertes samen te stellen. Dit was leuk, maar het was meer werk en eerlijk gezegd was veel van dat werk overbodig. Deze nieuwe versie heeft alle overbodige componenten verwijderd, zodat u binnen enkele minuten snel offertes kunt maken.

Ik waardeer het initiatief dat betrokken is bij het volledig heroverwegen van deze app om nog beter te zijn, zelfs aan de oppervlakte leek het alsof dingen werden uitgekleed.

$ 10 / maand waard?

"Het is tijd om verspreide e-mailcommunicatie en telefoontjes te vervangen door een goedkeuringsproces voor offertes voor grote klanten."

Op het eerste gezicht zal ik doorgaan en zeggen dat de functionaliteit van de app de prijs verdient. Het is niet alleen een tovenaar voor het maken van papierwerk, het is een compleet systeem voor het beheren van offertes en facturen waarmee u op de lange termijn op de hoogte blijft (met statistieken en rapporten om uw succes te volgen).

Of u dit wel of niet nodig heeft, hangt af van wie u bent en wat u doet. Als u merkt dat u één of twee offertes per jaar verstuurt, is dit misschien niet voor u. Als u echter merkt dat u een aanzienlijke hoeveelheid tijd aan papierwerk verbrandt, kan QuoteRobot uw leven drastisch vereenvoudigen.

Verder denk ik dat er hier een enorme markt is voor ontwerpers en ontwikkelaars die zich op een plek bevinden waar ze solo vliegen en een bedrijf runnen aan de stoel van hun broek zonder enig officieel systeem om het zakelijke aspect te volgen en te beheren. Als jij dit bent, moet je zeker eens kijken naar QuoteRobot.

Het is tijd om verspreide e-mailcommunicatie en telefoontjes te vervangen door een goedkeuringsproces voor offertes voor grote klanten, en dit is de gemakkelijkste manier die ik voor u ken om u te bedenken wat dat inhoudt.

Feedback: meer thema's

Over het algemeen heb ik niet echt grote klachten over QuoteRobot. Ik heb het op de proef gesteld en het presteerde vrij goed op alle fronten zonder problemen. Het enige waar ik teleurgesteld over was, was het ontbreken van een goede themagalerij. Ik vind het geweldig dat ik de mogelijkheid heb om mijn eigen thema's te bouwen en te uploaden, maar ik denk dat ik voor $ 10 / maand minstens vijf verschillende vooraf gebouwde ontwerpthema's moet hebben om uit te kiezen (dit zou zo simpel moeten zijn als een klik of twee) . Het standaardthema is leuk genoeg dat ik het niet erg vind om het te gebruiken, maar aangezien ontwerpers een groot doelwit zijn voor dit product, zou enige variatie een lange weg gaan.

Ga het proberen!

Er zijn talloze facturatietoepassingen op internet, maar QuoteRobot is de enige die ik ooit heb geprobeerd die je helpt ver voordat de factureringsstap zelfs maar begint. Ik denk dat deze app één hoofddoel heeft: het gemakkelijk maken om voorstellen te beheren. Hierin slaagt het zeker. Het proces is heerlijk eenvoudig.

Als je geïnteresseerd bent, ga dan naar QuoteRobot voor jezelf met de gratis proefperiode. Het duurt maar een seconde en ik denk echt dat je het leuk zult vinden wat je ziet.